Aktive Inventuren

Lagerverwaltung / Inventuren / Aktive Inventuren

Allgemein

Nach dem Aufruf des Menüpunktes Lagerverwaltung / Inventuren / Aktive Inventuren erhalten Sie eine Auflistung aller begonnenen Inventuren. In der Spalte Inventurstatus erkennen Sie den Bearbeitungsstand der Inventur.
Sie können eine begonnene Inventur fortsetzen, indem Sie diese per Doppelklick oder auswählen. Eine neue Inventur beginnen Sie über den Schalter [Strg] + [N].

Im Programm gliedert sich jede Inventur in mehrere Schritte:

  • Vorbereitung (Artikel- und Lagerauswahl)
  • Zähllistengestaltung
  • Erfassung der Ist-Bestände und Bewertung
  • Abschluss

Mit den Schaltern "Weiter" und "Zurück" können Sie die Bearbeitungsschritte wechseln, "Beenden" die Inventurbearbeitung unterbrechen und "Inventur löschen" die eröffnete Inventur nochmals verwerfen.

Hinweis:

Das Löschen von Inventuren können Sie über die Rechteverwaltung sperren.

Seite Belegdaten

Hier können einige Rahmendaten für die Inventur, wie der verantwortliche Mitarbeiter, der Standort, eine Bemerkung oder ein ausführlicher Text zur aktuellen Inventur erfasst werden. Da Inventuren immer nur für einen Standort durchgeführt werden können, ist die Auswahl des Standortes zwingend erforderlich.

Weiterhin ist hier der Inventurtyp festzulegen:

  • Vollständig (Alle Artikel in allen Lägern)
  • Ausgewählte Artikel in allen Lägern
  • Alle Artikel in ausgewählten Lägern
  • Ausgewählte Artikel in ausgewählten Lägern

Mit dem Schalter "Weiter" gelangen Sie zunächst auf die Seite Artikel- bzw. Lagerauswahl, wo Sie die Festlegung der beteiligten Artikel und Läger für die Inventur treffen.
Beim Inventurtyp "Vollständig" gelangen Sie hierüber sofort auf die Seite Zähllistengestaltung.

Optional können inaktive Läger für die Inventur berücksichtigt werden.

Seite Artikel- und Lagerauswahl

Je nach Inventurtyp wird eine Artikeltabelle und/oder eine Lagertabelle angezeigt. 
Über die vorhandenen Schalter "Anlegen", "Entfernen"  bzw. "Extras" (Kontextmenü) haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Auswahl der Artikel und Läger für Ihre Inventur vorzunehmen.
Dabei ist es möglich, die gewünschten Datensätze in den Listen per Mehrfachauswahl zu übernehmen. Bei der Artikelauswahl können Sie diese auch über das Kontextmenü artikelgruppenweise zufügen. Nach Beginn einer Inventur (Erfassungsmodus) mit dem Inventurtyp "Ausgewählte Artikel ...." können Artikel an dieser Stelle nur einzeln zugefügt werden.
Mittels der Tastatur wechseln Sie zwischen den Tabellen mit den Tasten [Tab] bzw. [Umsch] + [Tab].

Seite Zähllistengestaltung

Auf dieser Seite erhalten Sie im linken Maskenbereich die strukturelle Übersicht der Zähllisten und deren Läger. Sie basiert auf den in den Lagerstammdaten vorgenommenen Zuordnungen. Während der Vorbereitungsphase können eventuelle Zuordnungsänderungen jederzeit (Schalter: Stammdatenabgleich) in die aktuelle Struktur übernommen werden. Außerdem werden durch den Stammdatenabgleich auch die Artikeldaten in der Zählliste mit aktualisiert.
Im rechten Maskenbereich werden, getrennt nach Zählliste bzw. Lager, die jeweils eingefügten Artikel aufgelistet. 
Mit den Tastenkombinationen [Alt] + [P] wechseln Sie in den rechten und mit [Alt] + linker Maustaste in den linken Maskenbereich.
Über die vorhandenen Schalter können einzelne Artikel zugefügt bzw. entfernt werden.
Die Anzahl der Positionen je Liste/Lager wird Ihnen in der unteren Statuszeile der Positionstabelle angezeigt.

In die Zähllisten werden automatisch alle für die Inventur ausgewählten Artikel eingefügt, für die vom Programm anhand von Lagerbuchungen Soll-Bestände (positiv oder negativ) ermittelt werden können.
Artikel, die zwar im Artikelstamm angelegt sind, aber noch nie lagerseitig verwendet wurden bzw. deren Soll-Bestand Null ergibt, werden somit zunächst nicht berücksichtigt.
Hierzu gibt es unter "Extras" den Menüpunkt Anfangsbestandsliste, mit dem die Zählliste wie folgt erweitert werden kann:

  • Artikel mit ihrem Standardlager - die ausgewählten Artikel werden anhand ihres Standardlagers in die entsprechende Zählliste eingefügt.
  • Lager entsprechend Listenstruktur - die ausgewählten Artikel werden in die bei Aufruf markierte Zählliste eingefügt.

In dieser Phase können Sie über "Extras/Drucken" den Druck der Zähllisten vornehmen.
 

Seite Erfassung der Ist-Bestände

Hier beginnt die eigentliche Inventurdurchführung, d.h. die Erfassung der tatsächlich gezählten Bestände und deren Bewertung.
Die gezählten Bestände tragen Sie in der Spalte "Ist" ein. Für Artikel, die in verschiedenen Mengeneinheiten (VPE) geführt werden, bietet dieses Feld die Möglichkeit (Auswahlschalter oder [F4]) einer bequemen Ermittlung der Inventurmenge anhand hinterlegter Mengenumrechnungen.

Mit den Schaltern "Anlegen", "Bearbeiten" bzw. "Extras" stehen Ihnen weitere umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Zufügen bzw. Bearbeiten von Eintragungen in der Zählliste
  • Soll-Ist Übernahme - die vom Programm ermittelten Soll-Bestände werden automatisch in die Ist-Bestände übernommen.
  • Negative Ist-Werte Null setzen - alle ermittelten negativen Soll-Bestände werden automatisch auf Null gesetzt.
  • Drucken - Druck der Zähllisten bzw. Inventurlisten nach vorheriger Sortierung
  • Textimport - Übernahme der Ist-Bestände per Textdatei
  • Bewertung - Änderung der getroffenen Bewertungskriterien für alle gezählten Einträge oder für die komplette Liste.
  • Testlauf-Inventurabschluss - Prüft den Inventurabschluss auf Fehler, wie bspw. doppelte Seriennummern, falsche Lagerplatzzuordnungen, Überschreitung der maximalen Lagerungsmengen.
  • Spalteneditor - Anordnung und Ausrichtung der Spalten in den Tabellen
  • Office-Export

Mit Abschluss der Inventur werden anhand der Inventur-Differenzen die entsprechenden Lagerbuchungen vorgenommen und die Bestände der Artikel in den jeweiligen Lägern aktualisiert.
Alle abgeschlossenen Inventuren werden archiviert und sind im Menüpunkt Inventur-Historie einsehbar.

Hinweis:

Während der Inventurvorbereitungsphase besteht ein exklusiver Zugriff auf die Inventurdaten, d.h. diese Phase kann nur an einem Arbeitsplatz erfolgen.
Die Erfassung der gezählten Bestände (Ist-Bestände) kann dann wieder von allen Arbeitsplätzen aus erfolgen. 
Für den Abschluss ist wieder der exklusive Zugriff auf die Inventurdaten notwendig, d.h. nur an einem Arbeitsplatz kann diese Funktion ausgeführt werden, während an allen anderen Arbeitsplätzen die Erfassungsmaske geschlossen ist.
Den Inventurabschluss können Sie über die Rechteverwaltung sperren.